Bienvenue dans le guide dédié au
fonctionnement du remplacement sur Maieuticapp 🤗
Remplacement temporaire, vacances, congé maternité, absence imprévue ou organisation en binôme : cet article rassemble toutes les informations clés pour mettre en place, comprendre et gérer un remplacement de façon simple, fluide et sécurisée, que vous soyez titulaire ou remplaçant.e.
Sommaire de toutes les questions
🔓 Les accès de la sage-femme remplaçante
🔐 La sage-femme remplaçante peut-elle utiliser le compte Maieuticapp de la titulaire ?
Non, la sage-femme remplaçante doit utiliser son propre compte Maieuticapp.
Pour garantir la sécurité des données et le respect des identités de facturation, chaque professionnel·le doit utiliser son propre compte Maieuticapp, avec ses identifiants personnels.
✅ La création d'un compte remplaçant·e est gratuite, rapide et sans engagement
➡️ Le ou la remplaçant.e est ensuite ajouté·e au cabinet de la sage-femme titulaire : il ou elle accède automatiquement aux dossiers patients, ordonnances, courriers et outils de gestion du cabinet sans délai.
📂 La sage-femme remplaçante peut-elle accéder et modifier l'ensemble des données patients situés sur le cabinet ?
Tout à fait, dès qu'elle est ajouté·e sur le cabinet Maieuticapp utilisé, la sage-femme remplaçante accède immédiatement à :
L’ensemble des Dossiers Patients Maieuticapp situés sur le cabinet, sans restriction ✅ Il ou elle peut ainsi les consulter, les compléter, les modifier.
Ainsi qu'à toutes les fonctionnalités du logiciel patient (création/modification des dossiers, de courriers, ordonnances, ...) ✅
🚀 La sage-femme remplaçante bénéficie-t-elle des options activées sur le cabinet de la sage-femme remplacée ? (Télémédecine, Analyse PDF, Agenda)
Tout à fait, la ou le remplaçant·e accède automatiquement aux options activées par la ou le titulaire :
option Télémédecine (à 29€/mois)✅
option Analyse PDF (à 29€/mois)✅
option Agenda (à 39€/mois)✅
Prise de RDV en ligne incluse dans la formule RDV ✅
La sage-femme remplaçante accèdera bien à ces options et à toutes leurs fonctionnalités, directement depuis son compte Maieuticapp, sans aucun frais supplémentaires.
Aucune activation ni démarche supplémentaire n’est à réaliser.
Tout est partagé d'office et sans délai, une fois le ou la rempaçant·e ajouté·e sur le cabinet Maieuticapp 🤗
Idem si la sage-femme titulaire a souscrit à l'ancien abonnement "Prise de RDV en ligne" à 69€/mois ✅
📅 Comment partager l'agenda avec la sage-femme remplaçante ?
La sage-femme remplacée a la Formule RDV ou bien l'ancien abonnement Prise de RDV en ligne.
Afin que la sage-femme remplaçante puisse accéder à l'agenda pour ajouter, modifier ou supprimer des RDV, rien de plus simple 😉 !
Il suffit d'autoriser le partage de l'agenda au sein des Paramètres d'agenda de la sage-femme remplacée :
Cliquer sur les Paramètres de l'agenda :
Cocher Oui aux deux premières questions concernant le partage d'agenda entre collaboratrices :
Cliquer tout en bas sur Enregistrer
➡️ La sage-femme remplaçante accède alors à l'agenda de la sage-femme qu'elle remplace, pour le visualiser et le modifier (ajouter, supprimer, compléter un RDV) ✅
➡️ En revanche, elle ne peut accéder à la gestion de ses plages d'ouvertures ❌
📩 La sage-femme remplaçante accède-t-elle aux mails de la MSS intégrée afin de récupérer les bilans ?
🔏 Même si les sages-femmes remplaçantes ont accès à l'onglet Messagerie depuis leur compte Maieuticapp, elles n'ont pas la possibilité d'accéder à la Messagerie de santé sécurisée intégrée de la sage-femme remplacée (la CPS de la titulaire étant indispensable).
👉 Une solution est d'organiser une redirection automatique depuis la MSS de la sage-femme titulaire vers la MSS de la sage-femme remplaçante.
📆 Retirer l'accès de la remplaçante à la fin du remplacement
A la fin du remplacement, il est nécessaire de retirer le ou la remplaçant·e du cabinet Maieuticapp.
Cette démarche est simple, rapide et immédiate, comme l'indique cet article :
ℹ️💡 Dès son retrait du cabinet, la sage-femme remplaçante n'a plus accès aux dossiers patients, ni aux fonctionnalités du logiciel (ordonnances, télétransmission, etc).
👉 Si la sage-femme remplacée a un ancien abonnement "Dossiers Patients" (39€/mois)
🚨 Il est important de bien penser à retirer la sage-femme remplaçant·e du cabinet à la fin du remplacement afin d'éviter toute surfacturation.
🚩🚩🚩 En effet, la facturation de l'accès remplaçante à 39 €/mois s'arrête uniquement lors du retrait du cabinet réalisé par les soins de la sage-femme remplacée.
Prolonger l'accès du remplacement : quelles démarches réaliser ?
🚨 Si le remplacement est prolongé, il est ainsi nécessaire de prolonger la date de fin de remplacement dans les paramètres du cabinet de la sage-femme remplacée, après avoir cliqué sur Modifier, au niveau de l'accès remplaçant·e, puis de cliquer sur Choisir :
👉 Si la sage-femme remplacée a un ancien abonnement "Dossiers Patients"
Dans le cadre d'un congé longue durée (Maternité ou maladie), si le remplacement est prolongé, il est nécessaire d'initier une nouvelle demande (ticket) afin que notre équipe puisse prolonger le coupon de gratuité appliqué sur la facturation de la sage-femme titulaire (et éviter ainsi une surfacturation) :
👇 en cliquant ici 👇
Demander la prolongation du coupon de gratuité
Cette demande est également possible, via la bulle de conversation de votre compte 💬, depuis ce lien.
Chemin à suivre : "J'ai des informations / documents à fournir (Ticket)"
💻 La Télétransmission du ou de la remplaçant.e
📅🛠️ Comment mettre en place la Télétransmission pour la sage-femme remplaçante afin qu'elle ou il puisse facturer avec la solution Maieuticapp ?
Afin que la ou le remplaçant·e puisse télétransmettre avec la solution de Télétransmission Maieuticapp, notre équipe doit procéder à la configuration de sa CPS, via un RDV technique à distance, entièrement gratuit.
➡️ Juste après le RDV de configuration réalisé par notre équipe, la sage-femme remplaçante peut facturer avec sa CPS et télétransmettre les FSE, au nom de la sage-femme remplacée, en toute autonomie ✅
Où sont versés les paiements par la CPAM des actes facturés par la sage-femme remplaçante ?
💰Tous les règlements CPAM sont versés sur le compte bancaire de la sage-femme titulaire (aucun paiement CPAM ne sera versé sur le compte de la sage-femme remplaçante).
La sage-femme remplacée doit ensuite rétrocéder la part convenue à la sage-femme remplaçant⸱e.
💬 Que faire si la sage-femme remplaçante rencontre des difficultés dans sa facturation (message d'erreur bloquant, FSE incorrectes, etc) ?
La sage-femme remplaçante bénéficie, comme toute utilisatrice de Maieuticapp, du Centre d'aide (articles et vidéo pour prendre en main la solution et résoudre des erreurs temporaires) ainsi que de la disponibilité de l'équipe Support Maieuticapp, via la bulle de conversation située en bas à droite de son compte.
💬 Contacter l'équipe support via le tchat : Commencer une conversation
🔎 Où peut-on visualiser toutes les FSE réalisées par la sage-femme remplaçante ?
👉 Toutes les FSE réalisées par la sage-femme remplaçant·e s'affichent automatiquement au sein du Pilotage de la sage-femme remplacée, avec la mention "Remplacé.e" :
🔎 Pour obtenir un récapitulatif de l'ensemble de ses FSE, il suffit d'exporter le Pilotage de la remplacée et de filtrer le fichier d'export grâce à la colonne Remplaçant·e afin de ne faire apparaître que les FSE réalisées par ses soins :
🔎 La sage-femme remplaçant.e peut-elle accéder aux FSE de la sage-femme remplacée ?
La sage-femme remplacé.e peut configurer le partage de son Pilotage afin que la sage-femme remplaçante puisse visualiser ses FSE.
Pour cela, la sage-femme remplacée peut :
1️⃣ Se diriger dans les Paramètres de son Pilotage :
2️⃣ Sélectionner le nom de la sage-femme remplaçant·e, la période autorisée d'accès, puis cliquer sur Enregistrer
👉Le partage du Pilotage est alors actif et bien configuré ✅ 👇
👉 De son côté, la remplaçante devra tout simplement sélectionner le nom de la sage-femme remplacée, en haut à droite de son pilotage, afin que les FSE puissent s'afficher :
📊 Peut-on calculer la rétrocession entre la sage-femme titulaire et la sage-femme remplaçant.e ?
👉 Le calcul automatisé des rétrocessions n'est pas encore disponible au sein du logiciel Maieuticapp.
🪄 Toutefois, notre équipe travaille actuellement sur une nouvelle fonctionnalité, incluse dans les formules FAMI et RDV, qui permettra d'obtenir automatiquement les montants de Rétrocession en fonction des pourcentages convenus entre sages-femmes, et facilitera ainsi la comptabilité de toutes et tous 🤗
📅 Nous vous tiendrons informé.e.s
🔎 Pour obtenir un récapitulatif de l'ensemble de ses FSE, il suffit d'exporter le Pilotage de la remplacée et de filtrer le fichier d'export grâce à la colonne Remplaçant·e afin de ne faire apparaître que les FSE réalisées par ses soins :
Ainsi il est possible d'obtenir le listing des FSE réalisées par la remplaçante pour obtenir la somme totale des honoraires générés.
💳 L'ajout d'un.e remplaçante est-il payant ?
💼 Type d’abonnement de la SF remplacée | 💰 Coût pour ajouter un·e remplaçant·e | ✅ Accès du/de la remplaçant·e | 📌 À retenir |
🎁 Gratuit (peu importe la durée ou le motif) | * Dossiers patients | Aucun frais supplémentaire, accès complet, sans délai ni démarche 🟢 | |
Option Télétransmission seule (sans Dossier Patient) | Gratuit (via coupon sur demande) | Télétransmission uniquement | Demander un coupon de gratuité via un ticket Maieuticapp 💬 |
39€/mois, au prorata | * Dossiers patients * RDV en ligne (option Prise de RDV en ligne) | Le tarif est calculé automatiquement selon les dates d’ajout et de retrait du/de la remplaçant·e 🔁 | |
→ Cas exceptionnels : congé maternité ou longue maladie (sous ancien abonnement) | 🎁 Gratuit (sur demande de coupon) | * Dossiers patients | Demander un coupon de gratuité via un ticket 💬 Renouveler si remplacement prolongé💡 |
✔️ 🎁Si la sage-femme remplacée a une formule FAMI ou RDV
Dans le cadre d'une formule FAMI ou RDV, l'ajout d'un.e remplaçant.e est entièrement gratuit et illimité, peu importe la durée ou le motif du remplacement ✅
Ainsi la sage-femme remplaçante accède gratuitement à toutes les données et à toutes les fonctionnalités du cabinet Maieuticapp de la sage-femme remplacée :
La Gestion des dossiers patients (accès aux données, création d’ordonnances, courriers, demandes Omnidoc, etc.)
L’utilisation de la Télétransmission pour facturer directement en tant que remplaçant·e
Prise de RDV en ligne incluse dans le cas d'une formule RDV
L’accès aux options activées par la titulaire (telles que l’agenda, la téléconsultation ou l’analyse PDF)
🎁 Ainsi, aucun frais n'est à prévoir ni pour son accès aux dossiers patients, ni pour son utilisation de la Télétransmission, ni pour l'utilisation des autres options (auxquelles la sage-femme titulaire aurait souscrit).
⚠️ Si la sage-femme remplacée a un ancien abonnement "Dossiers Patients" avec la Télétransmission (39€/mois)
[Hors formule FAMI / RDV]
Dans le cadre des anciens abonnements (Dossiers Patients à 39€/mois, Télétransmission à 39€/mois, etc), l'ajout d'un.e remplaçant.e est facturé 39€/mois au prorata.
ℹ️ sauf exception : congé maternité ou longue maladie👇👇👇
👉 Dans le cadre d'un remplacement court (vacances, arrêt de quelques jours)
L'accès remplaçant.e aux données est facturé 39 €/mois, au prorata de la période de remplacement.
👀Exemple : 2 semaines de remplacement = 19,50€ facturés.
💡 Ce prorata est automatiquement calculé par le logiciel, en fonction de la date d'ajout et de retrait du ou de la remplaçant.e sur le cabinet Maieuticapp.
📅 Ainsi, il est important de bien penser à retirer votre remplaçant·e du cabinet à la fin de votre remplacement afin d'éviter toute surfacturation.
👉Dans le cadre de remplacements ponctuels (2j/semaine, 1semaine/mois)
L'accès remplaçant.e aux données est facturé 39 €/mois, au prorata de sa présence sur le cabinet Maieuticapp.
La facturation est basée sur l'ajout/retrait du remplaçant sur le cabinet commun et non sur le temps de connexion du remplaçant au logiciel.
Exemple : si vous ajoutez votre remplaçant·e sur votre cabinet le mercredi matin et la retirez le jeudi soir, seulement 2,60 euros environ vous seront facturés en plus de votre abonnement pour ces 2 jours d'utilisation.
Vous pourrez de nouveau facilement la réajouter puis la retirer quelques jours plus tard, au gré de vos besoins.
ℹ️ Ainsi l'ajout/retrait permet un calcul automatique du prorata.
🚩veuillez vous assurer, à chaque (ré)ajout, que vous le ou la renseignez également comme votre remplaçant(e) dans vos paramètres Maieuticapp, sans quoi la manipulation n'est pas complète et générera un message d'erreur pour votre remplaçant·e au moment de télétransmettre. 👇
⚠️ Bien enregistrer en bas de page pour valider cette manipulation.
👉 Dans le cadre d'un congé maternité ou longue maladie
L'accès est offert sur demande de coupon de gratuité via un ticket.
💡 Afin que nous puissions appliquer le coupon "gratuit" sur votre facturation, nous vous invitons à initier une demande (ticket).
👉 en cliquant ici : Créer ma demande de coupon de gratuité 👈
Cette demande est également possible, via la bulle de conversation du compte 💬, depuis ce lien.
Chemin à suivre : "J'ai des informations / documents à fournir (Ticket)"
🚩 Si votre remplacement est prolongé et afin que notre équipe puisse prolonger le coupon de réduction sur votre facturation, il est nécessaire d'initier une nouvelle demande (ticket).
👉 en cliquant ici : Demander la prolongation du coupon de gratuité 👈
👉 Dans le cadre d'un abonnement à la Télétransmission uniquement, sans les Dossiers Patients
Si vous n'avez pas d'abonnement aux Dossiers Patients, ni à une formule FAMI ou RDV, mais que vous avez seulement souscrit à l'option Télétransmission (39€/mois), aucun coût ne vous sera facturé en plus pour votre remplaçant·e.
👀 Il faut tout simplement ajouter le compte Maieuticapp de votre remplaçant·e sur votre cabinet Puis initier une demande (ticket)
👉 en cliquant ici : Créer ma demande de coupon de gratuité 👈
ℹ️ Afin que nous puissions appliquer le coupon "gratuit" sur votre facturation
Cette demande est également possible, via la bulle de conversation de votre compte 💬, depuis ce lien.
Chemin à suivre : "J'ai des informations / documents à fournir (Ticket)"
👉Seul l'abonnement Dossier Patient est facturé en plus pour l'accès remplaçant·e à 39€/mois, au prorata.
L'option Télétransmission pour les remplaçant.e.s n'est jamais facturée.
Est-il possible de mettre en pause la formule Maieuticapp et/ou les abonnements si la sage-femme remplacée n'a pas trouvé de remplaçant·e ?
En cas d'interruption d'activité (congé maternité, longue maladie, voyages), sans remplacement, il est tout à fait possible de mettre en pause la formule ou les abonnements Maieuticapp, le temps du congé, en annulant la prochaine facture à date anniversaire mensuelle de abonnement.
✅ Durant cette mise en pause de la formule ou des abonnements Maieuticapp, la sage-femme non remplacée n'est alors plus facturé·e et n'a plus accès à son compte Maieuticapp.
Cependant, la sage-femme le retrouvera précisément à l'identique à son retour de congé, sans aucune perte de données 🤗
📩 Il est tout à fait possible d'exporter au format PDF les dossiers patients, avant l'annulation de la facture, afin de pouvoir les consulter durant la période de congé.
Pour demander la mise en pause de votre formule ou de vos abonnements, il suffit de nous préciser :
👉 La date anniversaire de la facture (à venir) à laquelle vous souhaitez arrêter ;
👉 Les options concernées.
💡 Nous vous invitons à nous les transmettre en cliquant ci-dessous. 👇
➡️ Je souhaite résilier ma formule, ou mon abonnement Dossiers patient et/ou Télétransmission ⬅️
La sage-femme remplaçante règle-t-elle un abonnement de son côté ?
Non, aucun abonnement n’est à la charge de la sage-femme remplaçante.
L’utilisation de Maieuticapp dans le cadre d’un remplacement est entièrement gratuite pour le ou la remplaçant.e, qui crée simplement un compte Maieuticapp à son nom gratuitement et sans engagement, avant d’être ajouté.e au cabinet Maieuticapp de la sage-femme titulaire. ✅
👉 Il n’est donc ni possible ni nécessaire de souscrire à une formule ou un abonnement personnel tant que la sage-femme est remplaçante.
Comme indiqué plus haut, tous les remboursements de la CPAM (part Sécurité sociale et éventuellement mutuelle) sont versés sur le compte bancaire de la sage-femme remplacée, puisque la FSE est émise en son nom.
Ainsi, les paiements effectués directement par les patientes (espèces, carte bancaire…) devraient également être perçus par la titulaire, pour rester cohérents avec les flux CPAM.
Ensuite, la sage-femme remplacée reverse à la sage-femme remplaçante la part convenue, selon le pourcentage prévu dans le contrat de remplacement au niveau de la rétrocession.
Les situations de multi-remplacements
👤👤 Est-il possible d'ajouter plusieurs remplaçant·e·s ?
Il est tout à fait possible d'ajouter deux, trois (ou plus) sage-femmes remplaçantes sur un même cabinet Maieuticapp, de façon illimitée 🤗
Pour ajouter une deuxième voire troisième remplaçant.e, la procédure d'ajout est identique.
Il est essentiel que chaque remplacement soit bien renseigné dans les paramètres du cabinet, avec les bonnes informations.
Ainsi, depuis les paramètres du cabinet utilisé par la sage-femme remplacée, il est nécessaire de :
Cliquer sur "Modifier" au niveau de chaque remplaçant.e
Indiquer précisément le nom de la sage-femme remplacée
Renseigner les dates de début et de fin du remplacement
Puis bien cliquer sur “Choisir” pour enregistrer le tout ✅
💡 Sans ce paramétrage complet, les sages-femmes remplaçant.e.s ne pourront pas correctement sélectionner la titulaire remplacée depuis leur Pilotage, ce qui pourrait entraîner des erreurs ou des rejets lors de la création des FSE.
📂 Au niveau du logiciel Patient
Dès l'ajout sur le cabinet, chaque remplaçant·e bénéficie d’un accès complet au cabinet partagé, depuis son propre compte Maieuticapp et son poste informatique.
Toutes les remplaçantes peuvent ainsi accéder aux dossiers patients et ses fonctionnalités (ordonnances, courriers, demandes Omnidoc).
➡️ Que ce soit en simultané ou en alternance, toutes les fonctionnalités du cabinet sont disponibles, sans restriction ✅
💳 Au niveau de la Télétransmission : configuration de chaque CPS
Pour permettre à chaque remplaçant·e de facturer au nom de la titulaire, la configuration individuelle de chaque CPS est nécessaire.
👉 Cette configuration est effectuée sans frais supplémentaires par l’équipe Maieuticapp.
✅ Une fois la CPS correctement paramétrée, chaque remplaçant·e pourra créer et émettre ses FSE pendant la période de remplacement, de façon totalement autonome.
📅 Il suffit pour cela de prendre un RDV de configuration pour chaque remplaçant·e, en prévoyant d’avoir sa CPS à disposition lors du rendez-vous.
👉 Si la sage-femme remplacée a un ancien abonnement "Dossiers Patients" et "Télétransmission" (39€/mois + 39€/mois)
🚨 La facturation simultanée de deux ou plusieurs remplaçantes n'est pas accessible (uniquement possible via la formule FAMI ou RDV).
Ainsi, il est nécessaire de sélectionner le nom et prénom du ou de la sage-femme remplaçant·e en place le jour J dans la case prévue à cet effet, "Remplaçante" depuis le compte Maieuticapp de la sage-femme titulaire 👇
1️⃣ Depuis le compte Maieuticapp de la remplacée, en cliquant sur le nom Prénom et Nom en haut à droite de la page Maieuticapp
2️⃣ Cliquer sur Paramètres
3️⃣ Cliquer sur "Modifier" à côté d'Informations personnelles
4️⃣ Sélectionner le nom du ou de la remplaçant·e en place le jour J dans la case "Remplaçante" :
Puis, il s'agit de nouveau de sélectionner l'autre remplaçant·e, lorsqu'elle/il aura besoin de facturer.
📌 Il n'est pas possible de renseigner 2 remplaçant·e·s en même temps (en dehors des formules FAMI et RDV).
👉 Les remplaçant·e·s facturent de façon alternée.
📌Si votre remplaçant·e n'est pas sélectionné·e dans vos paramètres, elle/il rencontrera un message d'erreur bloquant sa facturation.
Faut-il réserver un RDV de configuration pour chaque remplaçante ?
⚠️📅 En effet, il est nécessaire de réserver un RDV de configuration pour chaque remplaçant.e.
Notre équipe technique doit paramétrer la CPS de chaque remplaçant.e via une intervention à distance à l'aide de Teamviewer.
La sage-femme remplaçante peut-elle remplacer plusieurs sages-femmes simultanément ?
Tout à fait, une même sage-femme peut remplacer plusieurs titulaires en parallèle, qu’elles soient sur des cabinets différents ou collaboratrices sur un cabinet commun.
Cette fonctionnalité est illimitée et s’adapte à toutes les organisations 🤗
📂 Accès aux cabinets et aux dossiers
Pour accéder et alimenter les dossiers des sages-femmes remplacées, il suffit de sélectionner le bon cabinet Maieuticapp du jour, depuis la page d'accueil du compte Maieuticapp de la sage-femme remplaçante.
💳 Télétransmission multi-titulaires
La sage-femme remplaçante peut également facturer au nom de plusieurs titulaires avec une seule CPS.
➡️ Pour cela, il est nécessaire de prendre un rendez-vous de configuration avec l’équipe Maieuticapp pour chaque sage-femme remplacée afin d'associer la CPS de la remplaçante aux informations de chaque sage-femme remplacée.
| 1 sage-femme remplacée = 1 RDV de configuration |
Une fois ces paramétrages effectués, la remplaçante pourra facilement alterner entre les titulaires qu’elle remplace.
🤓La CPS de la sage-femme remplaçante peut contenir plusieurs statuts et ainsi être paramétrée pour facturer auprès de plusieurs sage-femmes.
✅ À faire au quotidien (jour J) :
Lorsqu’elle remplace plusieurs sages-femmes, il est important de vérifier que les bons éléments sont sélectionnés pour chaque journée de facturation :
1️⃣ Sélectionner le cabinet Maieuticapp correspondant depuis la page d’accueil du compte de la remplaçante
2️⃣ Sélectionner le numéro de facturation de la sage-femme remplacée dans les paramètres de télétransmission du compte de la remplaçante
3️⃣ Sélectionner la bonne sage-femme remplacée dans le Pilotage
👉 Cette alternance peut se faire très facilement selon les besoins du planning!