Comment partager mon agenda avec mes collègues ?
ℹ️ Vous pouvez permettre à vos collaborateur·rice·s, remplaçant·e·s et/ou secrétaires d'accéder à votre agenda et de le gérer depuis leur propre compte Maieuticapp 😊
Pour activer le partage :
1️⃣ Rendez-vous dans les Paramètres de votre agenda :
2️⃣ Dans le menu situé à gauche, sélectionner Paramètres généraux.
3️⃣ Activer le curseur « Partager mon agenda avec mes collaboratrices ? » 👇
Une fois l'option activée, vos collègues pourront afficher votre agenda depuis leur propre compte Maieuticapp.
✅ Il leur suffit de sélectionner votre calendrier dans la partie gauche de leur agenda pour faire apparaître vos rendez-vous :
Comment consulter mon agenda Maieuticapp depuis mon téléphone portable ?
🤳 Concernant l'agenda Maieuticapp, l'unique solution pour l'heure, via votre smartphone, est de le consulter depuis un navigateur internet présent sur votre téléphone portable puis de vous rendre sur maieuticapp.com, vous y connecter et ensuite accéder à l'onglet dédié (Agenda) sur votre compte. 🌐
Ainsi, nous n'avons pas encore développé le nécessaire pour qu'il soit consultable directement via l'application mobile Maieuticapp ou bien en interconnexion avec d'autres agendas tels que Google Agenda.
💡 Astuce : créer un raccourci vers votre agenda sur votre smartphone
Pour accéder encore plus rapidement à vos rendez-vous, vous pouvez ajouter un raccourci Maieuticapp de la page Agenda directement sur l'écran d'accueil de votre téléphone 📱
Vous pourrez ainsi ouvrir votre agenda en quelques secondes, comme vous le feriez depuis une application.
Jusqu'à combien de temps avant l'heure du RDV les patientes peuvent-elles prendre ce dernier ?
Il est possible de prendre RDV jusqu'au dernier moment, à moins que vous ne bloquiez le créneau par un évènement "PAS DE RDV".
Comment désactiver les notifications par mail lors de la prise ou l'annulation d’un rendez-vous en ligne par une patiente ?
ℹ️ Vous pouvez choisir de recevoir ou non un e-mail lorsqu'une patiente prend ou annule un rendez-vous en ligne.
Pour modifier ce paramétrage :
1️⃣ Rendez-vous dans les Paramètres de votre agenda :
2️⃣ Dans le menu situé à gauche, sélectionner 📅 Prise de RDV en ligne.
3️⃣ Activer ou désactiver, selon vos préférences, les options :
« Recevoir un e-mail à chaque nouveau rendez-vous pris »
« Recevoir un e-mail à chaque annulation de rendez-vous »
💡 Les deux réglages sont indépendants : vous pouvez par exemple conserver les notifications lors d'une nouvelle prise de rendez-vous, tout en désactivant celles liées aux annulations, vous vice-versa.
L'adresse du cabinet est-elle précisée dans les SMS de rappel à J-2 ?
👉 Les SMS de rappel (limités à 160 caractères) envoyés automatiquement aux patient.e.s à J-2 du RDV contiennent l'adresse du cabinet si le nom de la sage-femme ou si l'adresse du cabinet ne dépasse pas un certain nombre de caractères.
👉 Les SMS de rappel (limités à 160 caractères) envoyés automatiquement aux patient.e.s à J-2 du RDV contiennent uniquement le nom de la ville du cabinet si le nom de la sage-femme ou l'adresse postale dépassent le nombre de caractères autorisés.
💡 Un outil de prévisualisation des SMS de rappel se situe dans les paramètres de votre agenda :
Je souscris à la fonctionnalité Prise de rendez-vous en ligne. Comment cela se passe-t-il vis-à-vis de mon ou ma remplaçante actuelle ou à venir ?
Nous proposons également des réponses à votre question dans cet article. 😉
Ainsi, en réalisant la manipulation décrite, votre remplaçante aura accès à vos rendez-vous. De ce fait, c'est à vous d'ouvrir les créneaux à votre nom, bien que ce soit elle qui les réalise.
D'autre part, il n'y a pas de paramétrage supplémentaire pour indiquer à vos patientes que les rendez-vous seront pris avec votre remplaçante au moment de réserver les créneaux.
ℹ️ Vous pouvez toutefois ajouter cette information en gras et surlignée sur votre page de prise de RDV en ligne, ainsi que dans le mail de confirmation et de rappel de RDV envoyés à vos patientes.
Comment visualiser l'historique des RDV passés d'un.e patient.e ?
Au sein de la page principale du dossier patient Maieuticapp de votre patient.e, cliquer sur Rendez-vous :
👉 Un volet apparaît à droite sur lequel figure l'historique des RDV passés :
Il n'est pas possible de prendre RDV pour un type de consultation alors que ce type de consultation figure bien dans la liste des actes que je propose !
Si une catégorie de rendez-vous est bien créée dans les paramètres de votre agenda mais n'apparaît pas lors de la prise de RDV en ligne, pensez à vérifier qu'elle est également autorisée dans les ouvertures concernées de votre agenda. 🔎
En effet, la création d'une catégorie ne suffit pas à la rendre disponible sur tous vos créneaux : pour chaque ouverture, vous choisissez les catégories de rendez-vous que les patientes peuvent réserver en ligne.
Pour vérifier ce paramétrage :
1️⃣ Depuis votre agenda, cliquer sur Modifier les ouvertures.
2️⃣ Ouvrir les ouvertures concernées
3️⃣ Vérifier que toutes les catégories de rendez-vous que vous souhaitez proposer sur ces ouvertures sont bien cochées.
💡 À retenir : une même catégorie peut ainsi être proposée sur certaines ouvertures et pas sur d'autres, selon votre organisation.
Comment modifier ma page de Prise de RDV en ligne sur laquelle mes patientes prennent RDV ?
Votre page de prise de RDV en ligne est totalement configurable !
👉 Vous pouvez librement écrire, modifier, ajouter et mettre en valeur vos informations✅
🤓 N'hésitez pas à mettre en gras, souligner, chapitrer certains passages de votre texte !
🚩Les émojis sont également disponibles pour attirer l'attention.
Pour cela, dirigez-vous dans les paramètres de votre agenda :
1️⃣ Cliquer sur Paramètres (en haut à droite) depuis votre page Agenda
2️⃣ Puis, tout en bas de page, ajoutez les informations souhaitées dans la case dédiée
3️⃣ Enregistrer
🎉 Votre page de prise de RDV en ligne s'affiche instantanément avec vos dernières modifications.
Comment bloquer la prise de RDV en ligne pour les nouvelles patientes ?
Il est tout à fait possible de réserver certaines catégories de rendez-vous à votre patientèle existante, et ainsi bloquer la prise de RDV en ligne aux nouvelles patientes pour certaines consultations ✅😊
Vous pouvez en effet choisir catégorie par catégorie celles qui restent accessibles à tout le monde et celles qui sont réservées à votre patientèle existante. Pour cela :
1️⃣ Rendez-vous dans les Paramètres de l'agenda :
2️⃣ Au niveau de l'onglet Catégories, au sein de la catégorie de RDV concernée, cliquer sur Options avancées.
3️⃣ Activer l'option « Catégorie réservée à la patientèle existante » 👇
La restriction est alors automatiquement appliquée à cette catégorie pour la prise de rendez-vous en ligne 🪄
Les nouvelles patientes ne pourront plus réserver ce type de consultation, mais pourront toujours accéder aux autres catégories que vous avez laissées ouvertes à tous et à toutes.
💡 Le paramétrage se fait catégorie par catégorie : vous restez ainsi libre de choisir précisément les consultations ouvertes à de nouvelles patientes et celles réservées à votre patientèle existante.
🔎 Comment Maieuticapp reconnaît-il une patiente déjà suivie ?
La reconnaissance se fait automatiquement grâce à l'adresse e-mail utilisée pour prendre rendez-vous.
Une personne est considérée comme faisant partie de votre patientèle existante dès lors qu'un rendez-vous passé associé à cette même adresse e-mail est retrouvé dans votre agenda.
Cela comprend également :
👉 Les rendez-vous qui n'ont pas été pris en ligne sur RDV Sage-femme, mais que vous avez vous-même ajoutés à votre agenda ;
👉 Les patient·e·s ayant déjà eu un rendez-vous avec vous, même sans dossier patient Maieuticapp associé.
ℹ️ Il n'est donc pas nécessaire qu'un dossier patient existe : c'est l'historique des rendez-vous et l'adresse e-mail qui permettent la reconnaissance.
👀 Que voit une nouvelle patiente ?
Les catégories que vous avez réservées à votre patientèle existante sont grisées et ne peuvent pas être sélectionnées par une nouvelle patiente.
En effet, une indication lui précise :
💡 « Type de consultation réservé à la patientèle déjà suivie »
👉 Si la patiente n’a pas encore renseigné son adresse e-mail lors de sa prise de RDV sur RDVsage-femme, elle pourra dans un premier temps sélectionner une catégorie réservée à votre patientèle existante mais une information lui indiquera toutefois que ce type de consultation est réservé aux patientes déjà suivies :
Si elle poursuit malgré tout sa prise de rendez-vous, la vérification sera effectuée lorsqu'elle renseignera son adresse e-mail (étape indispensable pour prendre RDV).
❌ La prise de rendez-vous sera alors bloquée et un message lui indiquera qu’elle ne peut pas réserver ce type de consultation :
Ainsi, dans tous les cas, une nouvelle patiente ne pourra pas finaliser la réservation d’une consultation que vous avez réservée à votre patientèle existante. ✅
J'habite dans les DOM-TOM et je constate un décalage au niveau des horaires lorsque mes patient.e.s prennent RDV sur mon agenda
Ce souci est provoqué par le fuseau horaire renseigné au niveau de vos paramètres de compte Maieuticapp.
Afin de corriger rapidement ce décalage, nous vous invitons à vous diriger dans les paramètres de votre compte Maieuticapp :
1️⃣ Depuis votre compte Maieuticapp, cliquez sur votre nom et prénom en haut à gauche de votre écran, puis sur "Paramètres"
2️⃣ Cliquez ensuite sur "Modifier" à côté de "Informations personnelles"
3️⃣ Au niveau de la case "Fuseau horaire", nous vous invitons à sélectionner le fuseau horaire correspondant à votre lieu d'exercice 👇
4️⃣ Puis cliquez sur "Enregistrer" tout en bas de page.
Le décalage est corrigé ✅
Mon lieu d'exercice a changé ! Comment modifier l'adresse de ma page de prise de RDV ?
Vous pourrez faire ce changement depuis l'onglet Agenda puis Paramètres :
Au niveau de la partie "Cabinets d'exercice" :
Comment créer un second lieu d'exercice ?
La création d'un second cabinet est facilement accessible depuis l'onglet Agenda puis Paramètres :
Puis, rendez-vous sur l'encart Cabinets d'exercice, vous pouvez cliquer sur " + Ajouter un cabinet "👇
Comment supprimer un cabinet d'exercice ?
Pour supprimer un cabinet d'exercice, dirigez-vous dans les paramètres de votre agenda :
Puis, cliquez sur Archiver ce cabinet :
Comment modifier une plage récurrente pour un jour ?
La modification d'une plage récurrente paramétrée sur votre agenda entraîne une modification pour l'ensemble de vos rendez-vous.
Si vous souhaitez la modifier une plage de manière ponctuelle, par exemple pour une journée : vous devrez supprimer pour la journée concernée puis configurer une nouvelle plage d'ouverture.
1️⃣ Depuis l'onglet Modifier les ouvertures, sélectionner la plage désirée et cliquer que Supprimer :
2️⃣ Sélectionner "Supprimer uniquement le JJ/MM/AA" ou une autre valeur si vous le souhaitez, puis valider :
3️⃣ La plage horaire est de nouveau disponible, vous pouvez à nouveau en paramétrer l'ouverture de vos rendez-vous :
Comment créer des événements récurrents (RDV/pense-bêtes/absences/réunions récurrentes) ?
Pour positionner des événements récurrents sur l'agenda (bloquer la prise de RDV en ligne sur des créneaux réguliers, penses-bêtes réguliers, RDV/réunions régulières), rien de plus simple :
👉 Il suffit de cocher la case Récurrent au sein de la fenêtre de l'événement puis de configurer la récurrence selon les modalités souhaitées :
🤓Ainsi, les RDV se positionnent automatiquement sur votre agenda selon la récurrence que vous avez définie👇 :
Vous avez la possibilité de modifier facilement cette récurrence, pour tous les événements, en ouvrant l'un des événements puis en cliquant sur Aller à l'événement principal :
Comment bloquer la prise de rendez-vous en ligne dans le cadre d'un congé/absence ?
👉 Vous avez la possibilité de positionner un événement sur vos plages d'ouverture pour bloquer la prise de rendez-vous, ponctuellement ou de façon récurrente, comme indiqué plus haut. Ainsi vous n'avez pas besoin de supprimer vos plages d'ouvertures.
👉 Vous pouvez également supprimer votre plage de couverture.
Depuis l'onglet Modifier les ouvertures, sélectionner la plage désirée et cliquer que Supprimer :
Vous avez le choix de supprimer toutes les ouvertures de la série, ou seulement la période, ou date souhaitée, puis valider :
Comment prévenir par mail toutes mes patientes d'un changement ?
Nous n'avons pas une boite mail intégrée permettant d'envoyer directement depuis Maieuticapp un mail à toutes vos patientes.
En revanche, vous pouvez facilement exporter toutes les adresses mails de vos patientes, pour les positionner en CCI (en copie cachée) au sein d'un mail groupé, à partir de votre boîte.
Cet article vous explique la démarche pour obtenir en quelques clics toutes les adresses mail de vos patientes 👇
ℹ️ N'hésitez pas non plus à bien stipuler la nouvelle information sur votre page de prise de RDV en ligne 🤗
Mon ancien⸱ne remplaçant⸱e continue de recevoir des mails de confirmation de prise de rendez-vous
1️⃣ Pourriez-vous vérifier que votre ancien⸱ne remplaçant⸱e a bien été retiré⸱e de la case dédiée dans vos Informations personnelles Maieuticapp ? 👇
2️⃣ Ensuite, n'oubliez pas d'enregistrer la manipulation grâce au bouton présent en bas de page. 👇
💬 N'hésitez pas à nous contacter si, malgré cette manipulation, votre ancien⸱ne remplaçant⸱e continuait d'être destinataire⸱trice des mails de confirmation de prise de rendez-vous.