L'option d'analyse de documents PDF a pour mission de vous faire gagner un maximum de temps en réduisant des tâches de recopiage et saisie sans valeur ajoutée.
Elle permet de mettre à jour vos dossiers patients à partir d’une analyse automatique des documents médicaux reçus pour votre activité libérale :
En gynécologie : bilan biologique, cytologie du col, test HPV, colposcopie, compte rendu d’imagerie, comptes-rendus d’évènement médicaux…
Pour le suivi des grossesses : bilan biologique, DPNI, marqueurs sériques T21, génotypage fœtal, échographie, ordonnance de suivi monitoring, comptes-rendus d’évènement médicaux, antécédent obstétrical à partir d'une fiche de liaison maternité ou d'un compte-rendu d'accouchement
Cet article a pour but de vous donner des informations essentielles pour utiliser la solution de façon fluide.
Utilisation de la solution
1️⃣ Ajout de document
L'ajout de document se fait de plusieurs façons. Les documents peuvent être ajoutés :
dans l'onglet "Analyse PDF" présent sur la page d'accueil du logiciel.
On peut y déposer un ou plusieurs documents en même temps (5 maximum), depuis le bureau de l'ordinateur ou de la tablette.
directement depuis la Messagerie Sécurisée Santé (MSS), via la souscription supplémentaire à une formule, en cliquant sur Analyser puis Aller à l'analyse
depuis la partie Fichiers
depuis une numérisation via l'application mobile Maieuticapp
✅ Les différents documents sont positionnés les uns à côté des autres, en haut de page et seront analysés les uns après les autres. C'est le document en bleu qui est en cours de traitement.
💡 Le ⊕ Ajouter permet de rajouter un document aux analyses à venir.
🚩⚠️ 🚩 Une fois les PDF déposés, s'ils ne sont pas traités et si vous changez de page sur le logiciel, alors ils ne seront plus visibles à votre retour sur la page "Analyse PDF".
👉 Si vous avez besoin de consulter une autre page du logiciel, nous vous invitons à utiliser un nouvel onglet de navigation (clic droit "Ouvrir dans un nouvel onglet").
2️⃣ Analyse du document et de son contenu
⭐️ Modèle sélectionné
En fonction des mots reconnus sur les documents, notre outil intelligent propose un modèle correspondant (ex : bétahcG et toxo = bilan biologique de grossesse, HPV = test HPV...)
🪄 Les éléments composant le modèle font la magie de l'option : en fonction des termes reconnus, le résultat de l'examen ou le contenu du document ira s'insérer au bon endroit dans le dossier patient.
On ne consigne pas les mêmes éléments pour les comptes rendus d'une échographie obstétricale que pour un test HPV !
👉 Parfois, aucune information ne permet de différencier plusieurs modèles correspondant à votre document. Dans ce cas, un message vous proposera d'utiliser un autre modèle.
👉 Parfois, deux types de modèles sont concernés par le même document (ex : génotypage fœtal et bilan biologique de grossesse, test HPV et cytologie du col). Dans ce cadre, un message vous proposera d'utiliser plusieurs modèles.
📌 Si ce second modèle est ajouté à tort, il peut être retiré.
⭐️ Sélection des éléments de référence
La date est reconnue et renseignée de façon automatique.
Il convient de sélectionner les éléments de référence du document, variables en fonction du modèle concerné :
Nom de l'échographiste ou du centre d'imagerie
Terme de l'échographie
Résultats ...
Les éléments vont être analysés les uns à la suite des autres.
Ils sont mis en couleur quand c'est leur tour d'être consignés.
On commence toujours par le Dossier patient, mis en avant en violet, puis on continue avec la date, mise en couleur et ainsi de suite.
Une fois le résultat d'un élément sélectionné, on passe à l'élément suivant, reconnu de façon automatique.
Exemple :
1️⃣ Au clic, on vient sélectionner le nom du patient sur le document.
* Ce que l'on peut sélectionner se voit encadré en rose
2️⃣ Puis on sélectionne le bon dossier correspondant
On continue ainsi élément après élément, en allant chercher les éléments pointés à la droite de l'écran sur le document.
| Date | Résultats |
À droite de l'écran | 
| 
|
Sélectionné sur le document | 
| 
|
Donnée consignée | 
| 
|
⭐️ Remplissage automatique
Lorsque notre algorithme le permet, il va remplir automatiquement les champs avec les résultats lus sur le document. 🙌
Notre Intelligence Artificielle est capable d’identifier la bonne date et le nom de la patiente la plupart du temps.
Exemples :
La case "Résultats" se remplit automatiquement pour les tests HPV et les cytologies du col.
Ici, il aura reconnu les valeurs de toutes les biométries fœtales. Aucun clic n'a été nécessaire pour remplir ces cases.
Le professionnel de santé qui lit le document, va pouvoir passer d'un élément à un autre en cliquant sur le bouton Suivant ou en appuyant sur la touche tab du clavier (encore plus rapide 🏎️ !).
👀 Les éléments reconnus dans le document et qui correspondent à des champs du modèle sont encadrés en bleu clair et leur résultat en vert.
👆 L'élément qui est en train d'être analysé est, sur fond blanc, entouré en bleu foncé et son résultat en orange.
💡 Il est tout à fait possible de revenir sur un élément déjà analysé pour finalement modifier sa valeur ou son contenu. Il suffit de cliquer dessus.
🛑 Le remplissage automatique n'engage pas la responsabilité de notre outil quant à la lecture du document médical. Seule la responsabilité du professionnel de santé est engagée.
Nous vous invitons à lire consciencieusement les documents, en complément du remplissage automatique.
Il est obligatoire de cocher la case suivante avant de valider la lecture.
⭐️ Affichages supplémentaires
Il est facile d'ajouter des termes non détectés ou des champs remarques, si vous souhaitez compléter l'analyse initiale du document.
Exemple :
Si des informations complémentaires sont fournies à propos de l'ECBU, ce champ "ECBU" est parfaitement adapté et peut être, au besoin, affiché et complété en cliquant sur les éléments du document à consigner.
💡Il est possible de rechercher parmi les termes non détectés grâce à ce champ de recherche :
Exemple avec HGPO 👇
💡Concernant les champs remarques, il est possible de les ajouter directement dans le fil des termes détectés, comme ci-dessous 👇 en cliquant sur + Remarques AgHBS
⭐️ Fusion si dates identiques
Il est possible d’associer :
2 examens du col faits à la même date (cytologie réflexe par ex)
un bilan gynécologique ou un bilan de grossesse à un bilan déjà existant dans un dossier patient.
les informations d'un compte-rendu d'échographie à une échographie existante dans un dossier de grossesse.
les informations d'un antécédent obstétrical à un antécédent obstétrical existant dans un dossier patient.
💡Vous pouvez consulter le bilan existant en cliquant sur le lien en bleu "le bilan existant"
⭐️ Visuels obtenus dans le dossier patient
Si aucune conduite à tenir n'est nécessaire, on passe d'un document à un autre SANS JAMAIS aller dans le dossier patient concerné.
En cliquant sur Envoyer :
1️⃣ Le document va être stocké dans la partie Fichiers du dossier concerné (avec le Tag Extraction PDF)
2️⃣ Les résultats seront consignés au bon endroit du dossier patient, avec la pastille PDF
🙏 Vos retours d'expérience sont précieux ! N'hésitez pas à nous faire vos retours ou suggestions avec le 👍 et nous décrire vos difficultés avec le 👎
*Ce clic n'est pas obligatoire pour passer à l'analyse suivante
💡 Si toutefois une action est nécessaire dans le dossier patient, un lien direct vous permet d'ouvrir directement le dossier du patient concerné dans un nouvel onglet.
⚠️ Points de vigilance
En ce qui concerne les normes liées aux sérologies, celles-ci peuvent être variables en fonction des laboratoires. Nous vous invitons à bien vérifier si résultat de droite est en concordance avec le PDF.
Il est nécessaire d'être vigilant à la bonne correspondance des unités entre les éléments du PDF et le tableau récapitulatif de droite.
Si la valeur sélectionnée dans le PDF n'est pas dans la même unité que le tableau de droite, alors son unité sera notée dans la case correspondante
Exemple :
Agrément du dossier patient pour le groupe sanguin / rhésus
Si le groupe sanguin/rhésus n'est pas encore enregistré dans le dossier patient, ce sera le cas une fois qu'il est reconnu dans le PDF.
Si la situation se présente, il sera également noté automatiquement au niveau du dossier de grossesse en cours.
Fonctionnalités à venir
Il sera bientôt possible d'intégrer les informations concernants :
bilan pré-conceptionnel
suivi IVG : échographie et biologie